Il Gruppo DLS si occupa della conservazione sostitutiva dei documenti contabili delle aziende, sostituendo i documenti cartacei, che, per legge, alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La conservazione sostitutiva è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale.
La conservazione sostitutiva equipara, se si rispettano determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.
La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione sostitutiva.
Conservazione sostitutiva: quali documenti è possibile conservare in digitale?
Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale (conservazione sostitutiva):
- Fatture
- DDT
- Ricevute fiscali
- Scontrini fiscali
- Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz. sindaci e rev.)
- Dichiarazioni fiscali
- Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
- Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
- Libro unico del lavoro
- Cud
- Offerte
- Contratti
- Corrispondenza
- Libro dei soci
- Libro delle obbligazioni
- Libro delle adunanze e delle deliberazioni
- Documenti sanitari
- Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica.
- Mandati di pagamento e reversali
Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido in quanto, per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzati su carta.
Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo):
- PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
- Fattura PA
- Contratti firmati digitalmente
Responsabile della Conservazione sostitutiva: chi è?
Il responsabile della conservazione, figura obbligatoria per legge, è colui che organizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione.
Il ruolo di Responsabile del procedimento di conservazione può essere rivestito da figure interne all’organizzazione – azienda privata o PA – che effettua il processo di conservazione sostitutiva oppure delegato ad un terzo outsourcer qualificato.
Conservazione sostitutiva, l’esperienza del Gruppo DLS
L’esperienza dei nostri consulenti nel campo della conservazione sostitutiva, che richiede conoscenze normative sommate a padronanza dell’informatica, è decennale.
Questo ci ha permesso di progettare e sviluppare un sistema – per la conservazione sostitutiva dei documenti – collaudato, affidabile e semplice da utilizzare da parte degli utenti.
Il sistema è costantemente rivisto e aggiornato in base alle nuove disposizioni di legge che di anno in anno si sommano alla normativa consolidata.
La conoscenza e la padronanza del contesto normativo che ha dato origine alle tecniche di gestione del documento informatico e della conservazione elettronica è fondamentale per una società che offre servizi di consulenza.
DLS mette a disposizione delle aziende clienti l’esperienza acquisita e la professionalità tipica di chi quotidianamente si trova ad affrontare problematiche giuridico/fiscali legate al mondo informatico.
I nostri sistemi permettono ad aziende e pubbliche amministrazioni di dare ai documenti archiviati la valenza giuridica e fiscale richiesta dalla normativa. Ciò consente alle organizzazioni di dotarsi di un unico sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva per tutte le tipologie documentali, semplificando così i processi di aggiornamento, manutenzione, istruzione, nonché i costi di gestione.
Le soluzioni progettate e sviluppate dal Gruppo DLS integrano ed automatizzano tutte le funzionalità necessarie per un corretto e completo processo di gestione della conservazione sostitutiva:
- firma digitale mediante dispositivi lato client o massiva con sistemi automatici
- marcatura temporale, generazione dell’evidenza informatica
- apposizione del riferimento temporale
- tracciatura dei lotti di documenti conservati
- generazione impronta archivio fiscale da inviare all’Agenzia delle Entrate
- schedulazione dei processi di conservazione
- profilazione degli utenti incaricati e degli accessi
- conservazione sostitutiva multiazienda (gruppi societari o centri servizi)
- pubblicazione web archivio conservato
